Data protection information for customers, partners, service providers and suppliers

German Version
With the following information we give you an overview of the processing of your personal data and your rights under data protection law.

Who is responsible for data processing and who can you contact?

Responsible is:
3B Scientific GmbH
Ludwig-Erhard-Str. 20
20459 Hamburg
Germany

You can reach our data protection officer:
Gabriele Paulsen - glp consulting
E-Mail: data.protection@3bscientific.com

What sources and data do we use?
We process personal data that we receive from you within the framework of our business relationship. In addition, we process - to the extent necessary for the fulfilment of our obligations - personal data which we obtain from publicly accessible sources (e.g. trade and association registers, press, Internet) or which is transmitted to us by other third parties (e.g. a credit agency) in a permissible manner.
Relevant personal data are personal data (name, address and other contact data) and identification data (e.g. identity card data). In addition, this also includes order data (e.g. payment order), data from the fulfilment of our contractual obligations such as turnover data in payment transactions, information about your financial situation (e.g. creditworthiness data, scoring or rating data, documentation data (e.g. extract from the commercial register) and other data comparable with the categories mentioned.

What do we process your data for (purpose of processing) and on what legal basis?
We process personal data in accordance with the provisions of the General Data Protection Regulation (GDPR) and the Federal Data Protection Act (BDSG).

a. to fulfil contractual obligations (Art. 6 para. 1 lit. b GDPR)
The processing of data is carried out to fulfil our obligations under e.g. purchase, work, leasing or rental contracts or to carry out pre-contractual measures, which are carried out on request.

b. within the scope of balancing interests (Art. 6 para. 1 lit. f GDPR)
If necessary, we process your data beyond the actual fulfilment of the contract to protect the legitimate interests of us or third parties.

c. on the basis of your consent (Art. 6 para. 1 lit. a GDPR)
If you have given us permission to process personal data for certain purposes, the lawfulness of this processing is given on the basis of your consent. Your consent can be revoked at any time. Please note that the revocation only applies to the future.

d. due to legal requirements (Art. 6 para. 1 c GDPR)
As a company, we are also subject to various legal obligations, i.e. legal requirements (e.g. tax laws). The purposes of the processing include, among other things, creditworthiness checks, identity checks, the fulfilment of control and reporting obligations under tax law as well as the assessment and control of risks.

Who gets your data?
Within the company, those departments that need your data to fulfil our contractual and legal obligations will have access to it. Service providers and various agents employed by us may also receive data for these purposes. These are, for example, companies in the categories IT services, logistics, printing services and telecommunications.
With regard to the transfer of data to recipients outside the company, we observe the applicable data protection regulations. We may only pass on information about you if this is required by law, if you have consented or if we are authorised to provide information. Under these conditions, recipients of personal data may be, for example:
  • Public bodies and institutions (e.g. offices, tax authorities) in the event of a legal or official obligation,
  • Financial Auditors,
  • Service providers with whom we work in the context of order processing
  • Creditors or insolvency administrators, who inquire in the context of a levy of execution,
Other data recipients may be those entities for which you have given us your consent to the transfer of data or to whom we may transfer personal data on the basis of a weighing of interests.

Is data transferred to a third country or to an international organisation?
If necessary for business operations, your business contact data (e.g. name or e-mail address) will also be used outside Europe as part of the international cooperation between our worldwide locations.

How long is your data stored?
We process and store your personal data as long as this is necessary for the fulfilment of our contractual and legal obligations.
If the data are no longer required for the fulfilment of contractual or legal obligations, they are deleted regularly, unless their - temporary - further processing is necessary for the following purposes:
  • Fulfilment of commercial and tax retention obligations that may arise, for example, from: Commercial Code (HGB), Tax Code (AO) and Money Laundering Act (GwG). The time limits specified for storage and documentation are usually two to ten years.
  • Preservation of evidence within the framework of the statutory statute of limitations. According to §§ 195 et seq. of the German Civil Code (BGB), these limitation periods may be up to 30 years, whereby the regular limitation period is 3 years.
What data protection rights do you have?
Every data subject has the right to information, the right to rectification, the right to deletion, the right to limitation of processing, the right to objection and the right to data transfer within the framework of the statutory provisions under the DSGVO. In addition, there is a right of appeal to a competent data protection supervisory authority.

Do you have an obligation to provide data?
As part of our contractual relationship, you must provide us with the personal data necessary for the commencement, performance and termination of the contractual relationship and for the fulfilment of the associated contractual obligations or which we are legally obliged to collect. Without this data, we will generally not be in a position to conclude a contract with you, to execute it and to terminate it.

To what extent is there automated decision-making?
As a matter of principle, we do not use fully automated decision-making pursuant to Article 22 DSGVO to establish, implement or terminate the contractual relationship. If we use these procedures in individual cases, we will inform you separately about this and about your rights in this regard, insofar as this is prescribed by law.

Does profiling take place?
We partially process your data automatically with the aim of evaluating certain personal aspects (profiling). For example, we use profiling in the following case:
We are obliged by law to combat money laundering, terrorist financing and crimes that pose a threat to property. Data analyses are also carried out.

Information about your right of objection according to Art. 21 DSGVO
Right of objection in individual cases

You have the right to object to the processing of personal data concerning you at any time for reasons arising from your particular situation, including profiling based on this provision within the meaning of Article 4 No. 4 DSGVO.
If you file an objection, we will no longer process your personal data unless we can prove compelling legitimate reasons for the processing that outweigh your interests, rights and freedoms. This includes in particular if the processing is necessary for the assertion, exercise or defence of legal claims.

Recipient of an objection
The objection can be made form-free with the subject "Objection" under indication of your name, your address and your date of birth and should be addressed to:
3B Scientific GmbH
Ludwig-Erhard-Str. 20
20459 Hamburg
Mit den folgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und über Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlich ist:
3B Scientific GmbH
Ludwig-Erhard-Str. 20
20459 Hamburg

Sie erreichen unsere Datenschutzbeauftragte:
Gabriele Paulsen – glp consulting
unter: data.protection@3bscientific.com

Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit für die Erfüllung unserer Pflichten erforderlich – personenbezogene Daten, die die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Handels- und Vereinsregister, Presse, Internet) zulässigerweise gewinnen oder die uns von sonstigen Dritten (z.B. einer Kreditauskunftei) in zulässiger Weise übermittelt werden. Relevante personenbezogene Daten sind Personal- (Name, Adresse und andere Kontaktdaten) und Legitimationsdaten (z.B. Ausweisdaten). Darüber hinaus zählen hierzu auch Auftragsdaten (z.B. Zahlungsauftrag), Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen wie etwa Umsatzdaten im Zahlungsverkehr, Informationen über Ihre finanzielle Situation (z.B. Bonitätsdaten, Scoring- oder Ratingdaten, Dokumentationsdaten (z.B. Handelsregisterauszug) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten.

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU- Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

a. zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Erfüllung unserer Pflichten aus z.B. Kauf-, Werk-, Leasing- oder Mietverträgen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage hin erfolgen.

b. im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten.

c. aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft gilt.

d. aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO)
Zudem unterliegen wir als Unternehmen diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z.B. Steuergesetze). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Kreditwürdigkeitsprüfung, Identitätsprüfung, die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Bewertung und Steuerung von Risiken.

Wer bekommt Ihre Daten?
Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Dies sind z.B. Unternehmen in den Kategorien IT-Dienstleistungen, Logistik, Druckdienstleistungen und Telekommunikation.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens beachten wir die geltenden Datenschutzvorschriften. Informationen über Sie dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:
  • Öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Ämter, Finanzbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung,
  • Wirtschaftsprüfer,
  • Dienstleister, mit denen wir im Rahmen von Auftragsverarbeitung zusammen arbeiten
  • Gläubiger oder Insolvenzverwalter, welche im Rahmen einer Zwangsvollstreckung anfragen,
Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben oder an die wir aufgrund einer Interessenabwägung personenbezogene Daten übermitteln dürfen.

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Soweit es für den Geschäftsbetrieb notwendig ist, werden Ihre geschäftlichen Kontaktdaten (z.B. mit Namen oder E-Mail-Adresse) im Rahmen der internationalen Zusammenarbeit unserer weltweiten Standorte auch außerhalb Europas verwendet.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:
  • Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. ergeben können aus: Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO) und Geldwäschegesetz (GwG). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel zwei bis zehn Jahre.
  • Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.

Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Jede betroffene Person hat im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben nach DSGVO das Recht auf Auskunft , das Recht auf Berichtigung, das Recht auf Löschung, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung , das Recht auf Widerspruch sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

Gibt es für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen unseres Vertragsverhältnisses müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen, diesen auszuführen und zu beenden.

Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?
Zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

Findet Profiling statt?
Wir verarbeiten Ihre Daten teilweise automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling). Wir setzen Profiling beispielsweise in folgendem Fall ein:
Aufgrund gesetzlicher Vorgaben sind wir zur Bekämpfung von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und vermögensgefährdenden Straftaten verpflichtet. Dabei werden auch Datenauswertungen vorgenommen.

Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Insbesondere gehört hierzu, wenn die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Empfänger eines Widerspruchs
Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens, Ihrer Adresse und Ihres Geburtsdatums erfolgen und sollte gerichtet werden an:

3B Scientific GmbH
Ludwig-Erhard-Str. 20
20459 Hamburg